Según la RAE la palabra archivo tiene nueve acepciones. Solo nos interesa, en este caso la segunda:

Lugar donde se custodian uno o varios archivos.

Se refiere al espacio de custodia de los documentos o continente, parte importante, por no decir clave en la preservación de la documentación o contenido.

El archivo puede estar constituido por uno o más edificios construidos y equipados exclusivamente para dicho fin, o reducirse a uno o más locales integrados en las instalaciones de una entidad. Las instalaciones del archivo estarán lógicamente determinadas por las finalidades del servicio, de modo que deben garantizar la adecuada conservación de los fondos y facilitar su difusión.

Los principios fundamentales de las instalaciones de archivo son las siguientes:

  • Accesibilidad: exterior e interior.
  • Correlación: adecuada distribución de espacio en oficinas y despachos.
  • Extensibilidad: posibilidad de crecimiento futuro.
  • Flexibilidad: adaptación del edificio a otras necesidades futuras.
  • Intervención técnica del archivero en los planteamientos de ubicación y construcción.
  • Evitar la cohabitación con otras instalaciones.

 

Aunque el concepto de archivo es universal, no existe la misma unanimidad en o que edificios de archivos se refiere pues hay diferencias de concepción, organización y funcionamiento que inciden en su estructura. No obstante, existen fines comunes a todos los tipos de archivos que permiten unificar criterios a la hora de establecer un programa de construcción. Estos fines son:

  • Recepción de los documentos transferidos por los organismos productores.
  • Proceso de tratamiento de los fondos (clasificación, ordenación…)
  • Tareas de conservación y restauración.
  • Tareas de servicio o comunicación y de difusión o reproducción.