Los pasados 26 y 27 en Mérida (Badajoz) la Asociación de Archiveros de Extremadura organizó un curso sobre una temática que está dando mucho que hablar a nivel archivístico: Metadatos para la gestión de documentos, impartida por el experto en la materia y compañero archivero Alejandro Delgado Gómez.

     La definición de metadato varía según la materia de la cual hablamos, de comunidades de práctica dentro de las disciplinas, de las funcionalidades para las que hayan sido concebidos, los metadatos pueden ser entendidos como una cosa u otra muy diferente. Me quedo con la definición aportada por el CCSDS que dice que son “datos acerca de datos”.

      En primer lugar, los metadatos no son por definición nada, son datos que en determinados contextos, contribuyen a comunicar información acerca, no de otras cosas, sino de otros datos. De ello se sigue que su definición es relativa y que aquello que bajo determinadas circunstancias se comporta como datos, bajo otras se comporta como metadatos.

       En segundo lugar, los metadatos son datos acerca de datos en un contexto dado. Esto significa, como adelantamos y como volveremos a ver unas páginas más allá, que en diferentes disciplinas o comunidades se concebirán los metadatos de diferente manera y como satisfaciendo diferentes funciones.

      El tercer aspecto al que hacíamos mención es el hecho de que los metadatos no son componentes de sistemas informáticos de información, sino componentes de sistemas de información, tengan éstos la naturaleza que tengan, puesto que los datos, a pesar de la tendencia a considerarlos entidades informáticas, son en realidad simplemente unidades mínimas de información con significado, sea esta información analógica o digital.

      Durante años, distintas disciplinas, o incluso distintas comunidades dentro de una disciplina, han elaborado series de metadatos acordes con sus necesidades, de manera independiente unas de otras, siendo algunas de las consecuencias negativas esta indefinición o ambigüedad, así como unos notables niveles de redundancia; y algunas de las consecuencias positivas, las capacidades de interoperabilidad y reutilización, siempre que, como exploraremos en sección posterior, se lleve cuidadosamente en cabeza el hecho de que diferentes series de metadatos se utilizan para diferentes propósitos, que puede que no coincidan con los nuestros.

     El Consejo Internacional de Archivos, en su modelo de requisitos funcionales para sistemas de gestión de documentos, asume la definición del cuerpo normativo ISO y establece una segunda acepción, extraída del trabajo sobre metadatos de Adrian Cunningham: “información estructurada que describe y/o permite a los usuarios encontrar, gestionar, controlar, comprender o conservar otra información a lo largo del tiempo”.

       ISO 23081 es una guía para comprender, implantar y utilizar metadatos dentro del marco de ISO 15489, Information and documentation — Records management. Aborda la relevancia de los metadatos de gestión de documentos en los procesos, y los diferentes roles y tipos de metadatos que apoyan actividades y procesos de gestión de documentos. También establece un marco para gestionar esos metadatos. No define la implantación de una serie obligatoria de metadatos de gestión de documentos, dado que estos metadatos diferirán en sus detalles de acuerdo con requisitos organizativos o específicos de la jurisdicción. Sin embargo, pondera las principales series de metadatos existentes, de acuerdo con los requisitos de ISO 15489. La norma establece un marco para crear, gestionar y utilizar metadatos de gestión de documentos y explica los principios que la regulan.

      La primera parte de la norma estructura los metadatos como metadatos de documentos, de regulaciones, incluidas explícitamente las políticas y las reglas de negocio; de actividades de gestión; y de actividades de gestión de documentos. Así se estructuran el modelo de metadatos para una buena gestión de documentos:

  • Metadatos acerca del documento.
  • Metadatos acerca de procedimientos, políticas y regulaciones.
  • Metadatos acerca de agentes.
  • Metadatos acerca de actividades de gestión.
  • Metadatos acerca de actividades de gestión de documentos.